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Na veia_ Melhorar a qualidade de vida e a produtividade usando o tempo a seu favor_
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No artigo de hoje, resumimos os principais aprendizados da edição sobre gestão de tempo. Um enriquecedor painel com os contributos de várias áreas chave da Invillia_ People & Talent, Product, Agility e Tech: Sérgio Caliani, Leila Pitta, Rafael de Oliveira, Aline Fernandes, Isabel Coutinho e Jean Scapim.

O que é a gestão de tempo?

O tempo é um dos ativos mais importantes na nossa vida. Buscar o equilíbrio entre as questões pessoais e a produtividade no trabalho representa o grande desafio na sua gestão. Fazer as atividades de uma forma saudável, organizada, planejada e principalmente consciente. Sabendo o que é preciso realizar durante o dia quando se acorda de manhã e lidar com situações imprevistas.

Que técnicas podem ser utilizadas?

Existem diversas técnicas para uma eficaz gestão de tempo, mas o importante é que cada pessoa siga aquela(s) que melhor se adequa(m) à sua rotina, ao seu perfil e ao seu contexto. Trazemos três, com especial destaque para uma :-)_

A metodologia GTD (Getting Things Done) baseia-se em tirar a sua lista de afazeres da cabeça e organizá-la dentro de um cronograma. É uma forma de parar de se preocupar com a quantidade de coisas a fazer e se concentrar na sua execução.

O método Pomodoro consiste na utilização de um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos separados por breves intervalos, baseado na ideia de que pausas frequentes aumentam a agilidade mental.

A matriz de Eisenhower facilita a priorização de tarefas de acordo com seu grau de urgência e importância, funcionando como um filtro da semana. O que eu preciso de realizar agora para garantir o valor que esperam de mim? O que eu posso marcar para mais tarde? O que dá para pedir ajuda? O que é possível resolver depois? De uma maneira muito simples, distribui os afazeres e limita o foco para uma melhor gestão de tempo.

Essa é a técnica preferida do Sérgio: “Já usei bastante o GTD, o Pomodoro me disciplina, mas a matriz de Eisenhower consegue que eu não olhe só para mim. Que considere também as pessoas que estão interagindo comigo, todo o ecossistema. Como eu trato quem está ansioso para resolver determinada questão? É uma oportunidade de enxergar o propósito. Será criar um produto? Entregar um MVP? Ela permite extrapolar as laterais. Não é apenas um exercício de internalização de tasks. Não é apenas uma opinião minha do que é urgente e importante. Tem a ver com o que está por trás. Ajuda na decisão e argumentação. E aí eu consigo inclusive dizer ‘não’. Porque um ‘não’ bem dito é melhor que um ‘sim’ mal dito”.

Como fazemos para deixar saudável atividades que são periódicas?

Vai depender muito de como cada pessoa funciona. Qual o horário que rende mais nas diferentes atividades, pessoais e profissionais. É importante se conhecer, descobrir a melhor maneira de fazer o que tem que ser feito, e respeitar seus limites. Mesmo quando não se gosta de certa tarefa, é preciso lidar com isso e evitar a procrastinação, estabelecer um ritmo sustentável, arranjar truques e períodos de focus time, deixar lembretes, usar ferramentas que auxiliem e mantenham a motivação.

De acordo com o Jean “O que é periódico anda muito de mãos dadas com o planejamento. A partir do momento em que tem um conjunto de tarefas para desempenhar e não se organiza, a pessoa se trava e pergunta o que fazer com tudo aquilo. Precisa definir a cadência, colocar em um plano bem estruturado, se preparar e não deixar para o último instante”.

O que é prioridade?

Não existe prioridade quando tudo é prioridade e o que é prioridade para uns pode não ser para outros. Por isso a comunicação é crítica. Concentrar no que precisa ser entregue e ir lidando com o que, entretanto, aparece. Separando o que é prioridade um, dois, três… E aqui volta-se ao propósito. Algo pode passar à frente, mas o principal continua lá, a ser relevante e a precisar ser cumprido. É fundamental não “brigar” com as prioridades.

Saber dizer não

Quando e como dizer ‘não’? Como seres humanos é uma sensação normalmente custosa, a possibilidade de frustrar quem gosta de nós e de quem nós gostamos. Mas tem que ser encarada como natural. Como fazendo parte da rotina e da gestão de tempo. O importante é justificar e trazer soluções.

“Você não fala ‘não’ para alguém, fala ‘não’ para determinada atividade que está sendo pedida. E se fala ‘não’ é porque tem outra prioridade naquele momento. Mas pode propor alternativas. Sugerir uma pessoa para ajudar ou um prazo mais alargado. Gestão de tempo tem total ligação com produtividade e produtividade tem a ver com estar presente. Se não conseguir, é melhor um ‘não’ ou tentar reagendar do que estar com a cabeça em outro lugar”, destaca a Isabel.

Dizer ‘não’ com contexto também está relacionado com a CNV, ou Comunicação Não-Violenta. Demonstrar empatia, indicar novas possibilidades e criar conexões com pessoas que podem agregar. Por outro lado, há que ser transparente. A falta de clareza prejudica o tempo e a expectativa de quem espera uma resposta.

Para a Leila, “Não saber dizer ‘não’ acaba acarretando num acumulo de atividades além do que a pessoa tem a capacidade de executar dentro daquele dia ou semana e isso pode ter um impacto gigante no equilíbrio entre o trabalho e as questões pessoais e emocionais. Ter que sair mais tarde, não dar atenção para a família, não cuidar da saúde, não ter as outras atividades que são importantes para a sanidade menta. Isso vai afetar na produtividade e é uma bola de neve”.

Quantas vezes já chegou no final do dia e concluiu que tudo o que planejou não conseguiu executar? Alguns ‘nãos’ deveriam ter sido ditos. Fica aquele sentimento de que está ajudando todo o mundo, mas não se ajudou a si próprio. Tem que usar esse termômetro, essa autorreflexão para poder melhorar.

Saber o que pode ser delegado

O que podemos delegar no nosso dia a dia para até nos ajudar a dizer esse ‘não’?

“A gente pode e deve delegar atividades.  Olhar para elas e pensar o que é possível compartilhar e discutir com alguém que eventualmente até tenha mais experiência e conhecimento no tema e um pouco mais de tempo. A atenção que devemos ter é como o fazemos. Se só estamos soltando ou também estamos acompanhando. Delegar não é apenas passar, largar para outra pessoa”, salienta o Rafael.

E Aline complementa “Delegar é a coisa mais difícil. Na verdade, quando você delega quer as coisas feitas do seu jeito. E tem que confiar. Criar o laço com a pessoa. Dar indicações, enquadrar, transmitir o que se espera em termos de resultado final e como chegar lá. E ir acompanhando, no início um pouco mais de perto e depois ir subindo o campo de visão. Nunca esquecendo que delegar também é desenvolver”.

No fundo, delegar é gerar um ambiente seguro em um ato de fé. Fé que vem da confiança de que as coisas vão acontecer, de que você capacitou, deu os caminhos, alinhou expectativas.

É tudo isto que incentivamos na Invillia para que nossos talentos façam a melhor gestão possível de seu tempo, sempre com proximidade, mentoria, práticas e ferramentas que agilizam e facilitam o processo. Para que possam inovar enquanto se sentem empoderados, engajados e felizes_ É a nossa Global Growth Framework em ação_

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