Delegation Board para Times Remotos usando o Trello

Delegar não é uma tarefa fácil para membros de equipe e líderes, e o Management 3.0 fez uma contribuição importante para a aplicação dessa habilidade, pois oferece um entendimento prático e uma solução sobre como delegar em uma organização. Criado por Jurgen Appelo, assume que existem sete níveis de delegações e propõe o uso de um Delegation Board para definir e deixar claro quem decide o quê. Também pode funcionar bem como um acordo de time.

“Não é segredo que uma melhor comunicação leva ao fortalecimento dos funcionários e à colaboração da equipe – Jurgen Appelo”

Em certo momento, comecei a enfrentar um desafio em relação a construção de um acordo de time e como facilitá-lo, pois um dos membros se tornou 100% remoto. Então, surgiu a questão: como adaptar as práticas do Management 3.0 para times remotos?

Requisitos:

- Conta Trello – não precisa ser uma conta Gold ou Premium;

- App de videoconferência, como, Appear.in, Zoom, etc.

- Delegation Cards virtual;

Inovação.

Com base em minhas experiências em reuniões remotas, recomendo usar a ferramenta de videoconferência (ou qualquer outra) apenas para som e não compartilhar a tela e, em seguida, cada pessoa abre o Trello em seu próprio computador. Isso dará mais poder e a possibilidade de interagir com a board e explorar a ferramenta.

Na imagem acima, você pode ver um exemplo do Delegation Board usando o Trello

Concordar com o modelo a ser usado

Os níveis descritos abaixo são recomendados por Jurgen Appelo no Management 3.0, mas você pode modificá-lo, se necessário.

Eu gosto de colocar tags nos cenários (como você pode ver na primeira coluna da imagem acima), pois, por exemplo, talvez o time precise alinhar pontos técnicos, como arquitetura, novas tecnologias e ferramentas, e então a tag será “Dev Team”, isso significa que vamos olhar para este cenário e discutir “Eu como o Dev Team” vou dizer, vender, consultar, etc … Desta forma, podemos estimular mais discussão entre o time, em vez de apenas “eu como o líder vou delegar” (nível 7) ”

1. Diga: você como o (veja a etiqueta do cartão do Trello) toma a decisão.

1. Vender: você toma a decisão, mas tenta persuadir a equipe a comprar.

1. Consultar: você recebe informações da equipe antes de tomar uma decisão.

1. Concordar: você toma uma decisão junto com a equipe.

1. Aconselhar: o time toma a decisão, mas você tenta influenciá-la.

1. Prestar Contas: o time toma a decisão e depois você apenas pergunta o que foi decidido.

Delegar: Você não oferece nenhuma influência e deixa a equipe resolver isso.

Crie uma lista de áreas importantes para discutir

Liste todas as áreas em que são necessárias tomar grandes decisões (pode ser literalmente qualquer coisa). Pode ser bom começar com os que vários membros da equipe estão interessados em discutir, com base em outputs de retrospectivas, reuniões passadas..

Facilitando a reunião

Apresente o propósito da reunião. Exemplo: criar um acordo de time e um alinhamento entre a equipe e as partes interessadas.

Explique o modelo de delegação (7 níveis) e percorra a lista de áreas a serem discutidas (backlog). Peça a toda a equipe para votar usando os dedos e mostrar no vídeo (1–7) ou votar nos Cartões Trello, usando um recurso de votação. Discuta os resultados, crie acordos de trabalho, alinhamentos e então arraste o cartão no nível de delegação escolhido.

Esta board também servirá muito bem em uma reunião de onboarding com um novo membro da equipe, para que possa conhecer os acordos do time. Após a reunião, incentive a equipe a revisitar o Trello de Delegation Board para revisar o acordo de time e inserir novos cenários no backlog para futuras sessões.

Por Talilane De Grandi, Agile Master na Invillia.